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ALINA GUADALUPE CORNEJO HERNANDEZ
Cómo fijar parámetros adecuados para el desempeño
Un sistema de control empieza por fijar un conjunto de normas de desempeño que sean realistas y aceptables por las personas involucradas. Las normas pueden ser tanto cuantitativas (como el costo de las ventas, las utilidades o el tiempo para determinar una actividad), también pueden ser cualitativas (como la forma en que un espectador percibe el atractivo visual de un anuncio). Una norma eficaz tiene las mismas características de un objetivo eficaz.
Como medir el desempeño real
Para implementar el sistema de control es preciso medir el desempeño. Para poder medir este desempeño con éxito es importante considerar:
1. Estar de acuerdo sobre cuales aspectos específicos del desempeño medirán.
2. Estar de acuerdo sobre la precisión de las medidas.
3. Estar de acuerdo sobre quien usará las medidas.
Cómo comparar el desempeño real con la norma Después de que se han fijado las normas y que se ha medido el desempeño, el siguiente paso es comparar el desempeño real con los estándares. Entre los aspectos clave de esta comparación se encuentran medir la desviación y comunicar información al respecto. En un sistema de control, la desviación se refiere a la magnitud de la discrepancia de los parámetros del desempeño con relación a los resultados reales. Es importante mencionar que, esta desviación se tomara en cuenta para tomar las medidas correctivas. Para que el sistema de control funcione, lis resultados de la comparación entre el desempeño real y las normas deben comunicarse a las personas indicadas.
Cómo tomar medidas correctivas Después de evaluar la discrepancia entre el desempeño y la norma, el administrador tiene tres recursos de acción posibles:
• No hacer nada: Si la evaluación revela que los hechos avanzan correctamente de acuerdo al plan, no es necesario tomar medidas correctivas. Sin embrago, no hacer nada no significa abdicar ni ceder la responsabilidad. El administrador pude aprovechar la oportunidad para felicitar a los empleados por haber alcanzado sus objetivos.
• Resolver el problema: Si un administrador decide que una desviación es significativa, se debe tratar de resolver el problema, es necesario que se reúna con los miembros del equipo para hablar de la naturaleza del problema.
• Modificar la norma: en ocasiones las desviaciones de la norma se pueden atribuir a errores en la planeación, más que a problemas de desempeño. Por lo tanto no procede tomar medidas correctivas, porque el problema radica en una norma poco realista.
Bibliografía:
Reyes Ponce, A. (2004). Administración Moderna. México: Limusa. DuBrin, A. (2000). Fundamentos de admnistración. Soluciones empresariales. México: Thompson. Daft, R. L. (2007). Teoría y diseño organizacional. México: CENGANE Learning. Stoner, J. A. (1996). Admministración. México: Pearson Educación. ITESCAM. (17 de Mayo de 2013). El proceso administrativo, dirección y control . Obtenido de El proceso administrativo, dirección y control: www.itescam.edu.mx/principal/sylabus/fpdb/recursos/r43666.PPT
Alma Hernández García
INTRODUCCIÓN[editar | editar código]
Tesis[editar | editar código]
Es muy importante el control ya que se enfoca en evaluar, corregir y retroalimentar el desempeño de las actividades de los trabajadores para asegurarse que los objetivos y planes de una organización se estén cumpliendo. De acuerdo a Maddock define al control como la medición de los resultados actuales y pasados en relación con los esperados, ya sea total o parcialmente con el fin de corregir, mejorar y formular nuevos planes. (Agustín, 2000)
Existen varios tipos de control:
CONTROL PRELIMINAR: este tipo de control se presenta antes de que inicien las operaciones o labores y se incluye la creación de políticas, procedimientos y reglas, diseñadas para asegurar que las actividades planeadas serán ejecutadas con propiedad.
CONTROL CONCURRENTE: este tipo de control se da durante la fase de la acción de ejecución de los planes, incluyendo la dirección, vigilancia y sincronización de las actividades según el plan a seguir, es decir, pueden ayudar a garantizar que el proyecto que se esté llevando a cabo se cumpla en el tiempo específico y bajo las condiciones requeridas.
CONTROL DE RETROALIMENTACION: este tipo de control se enfoca sobre en la información de los resultados anteriores para corregir posibles desviaciones futuras y cumplir a cabalidad los estándares establecidos.
Las herramientas que facilitan el control administrativo pueden ser:[editar | editar código]
costos estándares presupuestos el modelo costo – volumen – utilidad
Estas herramientas carecerían de sentido si no existiera el sistema de información contable que las integra para efectuar un adecuado control administrativo. (Agustín, 2000)
Un sistema de control eficaz estudia la conducta del sistema con el fin de regularla de un modo conveniente para su supervivencia. Una de sus características es que sus elementos deben ser lo suficientemente sensitivos y rápidos como para satisfacer los requisitos para cada función del control. (Fred, 2008)
PROPÓSITO[editar | editar código]
Herramientas conceptuales[editar | editar código]
Andrew J. Dubrin ha dicho que el control es la función última de la administración porque se aplica cuando las otras funciones se han cumplido. Además, está muy ligado a la planeación, porque ésta establece las metas y los métodos para conseguirlo. El control mide el éxito de la planeación, la organización y el liderazgo. (Dubrin, 2000) Según la teoría de William G. Ouichi, el considera que existen tres aproximaciones diferentes para el diseño de sistemas de control que tienen que ver con la estructura organizacional. Estos tres diferentes sistemas de control son:
CONTROL DE MERCADOS. Se hace énfasis en factores externos al mercado como precio, competencia, participación.
CONTROL BUROCRÁTICO. Pone énfasis en la autoridad organizacional y se basa en reglas, procedimientos y políticas.
CONTROL DEL CLAN. Pone en énfasis los rituales, compromisos y normas adquiridos con el trabajo en equipo, es decir depende de los equipos y grupos que se formen en la organización. (Gutiérrez, 2006)
DESARROLLO[editar | editar código]
Un sistema de control administrativo se entiende que es el proceso mediante el cual la administración se asegura que los recursos sean obtenidos y usados eficientemente en función de los objetivos planeados por la organización. La importancia del control administrativo, se da ya que las organizaciones son perfectibles y están dispuestas a encontrar sus fallas y corregirlas. (Gutiérrez, 2006)
Andrew J. Dubrin afirma que un sistema de control eficaz mejora del desempeño en el trabajo y la productividad porque ayuda a los trabajadores a corregir problemas y él hablaba de que un sistema que obtiene estos resultados debería de tener características particulares.
De acuerdo a sus teorías de estos sistemas decía que mientras mayor fuera el número de las siguientes características que contenga un sistema de control tanto mejor será para brindar a la administración información útil y con mejor desempeño. Entre esas características se muestran:
Conforme a lo anterior el verdadero objetivo o propósito de un sistema para registrar el tiempo es asegurarse de que los empleados trabajen la jornada completa y cumplan verdaderamente con su trabajo.
Así que el control solo es posible si se cuenta con un sistema de información eficaz que sirva como punto de referencia para cuantificar las fallas y aciertos, de modo que constantemente se estén corrigiendo los errores y capitalizando los aciertos, lo cual traerá como consecuencia el incremento del valor de la empresa.
Etapas para diseñar un sistema de control administrativo:[editar | editar código]
1. Definir de los resultados deseados: para ello es importante conocer primero los objetivos fijados por la administración, determinando el conjunto de acontecimientos que se desea que sucedan en el futuro.
2. Determinar las predicciones que guiaran hacia los resultados deseados: Este control determina anticipadamente los elementos predictivos que durante el proceso ayudaran a la obtención de resultados.
3. Determinar los estándares de los elementos predictivos en función de los resultados deseados: consiste en la fijación del nivel que se considera aceptable y con el cual se harán las comparaciones.
4. Especificar los flujos de información: gran parte del control consiste en la forma en que se maneja la información por lo cual es necesario contestar tres interrogantes ¿a quién se va informar? ¿Cuándo? Y ¿Cómo? Se necesitan distinguir, en consecuencia, a dos grupos de usuarios de información: los que toman decisiones dentro de la línea y los que no las toman.
Disfuncionalidad de los sistemas de control eficaz[editar | editar código]
Los controles pueden volverse disfuncionales cuando provocan que el comportamiento se desvié de las metas de la organización. Esto puede producirse como resultado de la inflexibilidad o de estándares no razonables.
Ética en materia de control[editar | editar código]
La ética en un sistema de control es una condición de supervivencia para la empresa contemporánea para establecer sistemas de gestión empresarial dirigidos a lograr excelencia, satisfacción y mejoras continuas
CONCLUSIÓN[editar | editar código]
BIBLIOGRAFÍA[editar | editar código]
Agustín, R. P. (2000). Administración Moderna . México: Limusa. Alfredo, S. J. (28 de Diciembre de 2012). Universiadda Señor de Sipám. Recuperado el 15 de Mayo de 2013, de Ciencias Empresariales: http://es.slideshare.net/sfernandezf/sistemas-de-control-eficaz Dubrin, A. J. (2000). Fundamentos de Administración. México: Thompson . Fred, R. D. (2008). Conceptos de Administración Estratégica. Barcelona: Limusa. Gutiérrez, M. (2006). Administración para la Calidad . España: Mc Graw Hill .
== La planeación Es un proceso complejo e incluyente, que involucra una serie de etapas a elementos sobrepuestos e interrelacionados.
Importancia de la planeación: Contribuye enormemente al éxito y proporciona cierto control sobre el futuro. Así como conduce a mejorar la productividad, la calidad y los resultados financieros.
Desventajas Crea anteojeras, diseñadas para dirigir el enfoque y obstruir la visión periférica. Puede Interferir en la espontaneidad que se requiere para el éxito. Antídoto eficaz: es dejar cierto margen en el plan para capitalizar 10 inesperado.
3 tipos de Planeación: ==
Pasos o Elementos de la planeación: A continuación se presenta un video donde se explica con detalle la planeación y se presentan los pasos a seguir: [1]
Ejemplo de los pasos de la planeación: [2]
PLANEACIÓN ESTRATÉGICA Y ESTRATEGIAS DE NEGOCIOS
El marco para la planeación se usa tanto para desarrollar e implantar los planes estratégicos, como los planes tácticos y operativos.
La estrategia empresarial es un tema complejo que se analiza desde diversas perspectivas.
Según Porter, la verdadera estrategia empresarial tiene cuatro componentes, que se describen y muestran en la siguiente figura.
EL desarrollo de la estrategia empresarial.
La planeación estratégica abarca las actividades que permiten formular las metas y los objetivos y elegir las estrategias para alcanzarlos. Los resultados finales de la planeación estratégica son los enunciados de la visión, la misión, la estrategia y las políticas.
Una visión es una imagen idealizada del futuro de la organización. La misión identifica el propósito de la empresa y su lugar en el mundo.
DESARROLLO DE LA ESTRATÉGIA
Una vez que la empresa cuenta con su estrategia, desarrolla un plan para ponerla en práctica. Los tres enfoques principales para el desarrollo de la estrategia son:
1.La recopilación de información múltiple
2.El análisis de la realidad de la situación de la empresa:se deben elaborar suposiciones validas, Analizar con exactitud el contexto, es decir, entender a los clientes, los clientes potenciales, la capacidad de producción y la tecnología relevante es una actividad extensa, que toma mucho tiempo. Sin embargo, para que la estrategia funcione correctamente, el administrador tiene que entender tanto el entorno externo como las capacidades de la empresa
3.La realización del análisis FODA.
El siguiente video se muestra una explicación detallada de que es y cómo se realiza un Análisis FODA: [3]
Ejemplo de Análisis FODA de una empresa:
Ejecución del plan para implementar la Planeación Estratégica
La administración debe participar fuertemente en la ejecución del plan estratégico de la compañía. El departamento de personal, por ejemplo, podría dar pautas importantes si existen políticas de reducción de trabajadores, incentivos por desempeño, capacitación a los empleados, etc. Además cabe recordar que el fin y el propósito fundamental de una compañía es satisfacer al cliente y por tal razón tener empleados comprometidos 100% con una organización, que nunca descuiden al consumidor, es papel primordial para la gerencia. Cabe resaltar también, que las políticas de personal deben provenir y ser congruentes con la misión y el plan básico de la compañía. Un ejemplo claro sería el de una empresa que realiza políticas de capacitación a sus empleados para que éstos mejoren su toma de decisiones y el esfuerzo en conjunto, así como entender de una manera correcta las necesidades del cliente, desarrollando vínculos con éste y mejorando la delegación de responsabilidades. Como pudimos apreciar, la anterior fue una cadena derivada de una política de personal que involucra varias estrategias que finalmente llegan a la satisfacción del cliente, objetivo máximo de cualquier empresa. Pero para el éxito de una compañía, no se necesita simplemente contar con la colaboración de la gerencia, esta debe velar porque sus decisiones sean las mejores y sus funciones sean llevadas a cabo con eficiencia. Para determinar lo anterior, la alta gerencia podría preguntarse cuál debe ser el papel de la administración según la estrategia que se va a seguir. Seguramente el rol que debe tomar es el de contribuir al logro de los objetivos planteados mediante el apoyo a la organización, para alcanzar un uso eficiente y efectivo de todo el personal de la compañía. Seguidamente la alta gerencia indaga si la administración, está cumpliendo a cabalidad con el rol mencionado anteriormente verificando sus funciones, la importancia de éstas, qué tan bien se están realizando y si necesitan mejoras, y cómo podrían ser más eficientes si existiera alguna falla.
Conocimiento de uno mismo: es la capacidad para comprender sus estados de animo, emociones y necesidades, así como las consecuencias que tienen para los demás. 2. Control personal: es la capacidad para controlar la impulsividad, calmar la ansiedad y reaccionar con el grado de ira adecuado ante determinadas situaciones. 3. Motivación: implica pasión por el trabajo, par razones distintas al dinero o el estatus, además de-entusiasmo·, persistencia y optimismo para enfrentar inconvenientes. 4. Empatía: es la capacidad ara comprender y responder a los sentimientos no explícitos de los demás. 5. Habilidad Social: es la capacidad para manejar relaciones, crear redes de apoyo y sostener relaciones positivas con las personas.
Aspectos creativos del trabajo del administrador
De acuerdo con la manera en que acomodan y reacomodan sus horarios, reúnen y difunden la información y las ideas, y hacen citas y guían a las personas.
Muchas de las ideas exitosas para negocios nuevos son directas y poco complicadas.
Personalidad creativa
Las personas creativas son mas abiertas y flexibles sobre sus emociones que los individuos menos creativos. En la jerga de los negocios, las personas creativas pueden pensar fuera de la caja o ir mas allá de los límites usuales para resolver algún problema.
Condiciones necesarias para la creatividad
Teresa M. Amabile: La creatividad se presenta cuando se unen tres componentes: la experiencia, las habilidades para pensar en forma creativa y la motivación.
1. La experiencia se refiere a los conocimientos necesarios para unir los datos. Cuantos más datos tenga, tantas mas posibilidades tendrá de combinados de manera útil.
2. El pensamiento creativo se refiere al grado de flexibilidad e imaginación con el cual los individuos abordan los problemas.
3. La fascinación o pasión por la tarea son mas importantes que la pretensión de lograr premios externos. Las personas son más creativas cuando están motivadas, sobre todo, por la satisfacción y el reto del trabajo mismo.
La organización creativa La característica más importante de la organización creativa es una atmosfera que favorece la expresión creativa. Es muy factible que un administrador que impulse el pensamiento imaginativo y original, sin castigar a las personas por cometer errores honrados, reciba ideas creativas de los rmiembros del grupo.
A continuación se describen categorías de actividades que deben hacer los administradores para establecer una atmosfera creativa.
1.- El reto. Presentar a los empleados cantidad y tipo correctos de desafíos. Los empleados no se deben aburrir por la sencillez de la tarea, ni sentirse abrumados por su dificultad.
2.- La libertad. Para ser creativos, los empleados deben ser libres de elegir como alcanzar una meta, pero no que meta alcanzar.
3.- Los recursos. Los administradores tienen que asignar el tiempo y el dinero con sumo cuidado a efectos de fortalecer la creatividad. Las fechas de entrega muy rígidas pueden fomentar la creatividad, pero aun así las personas necesitan tiempo suficiente para permitir que las ideas creativas se desarrollen en su mente durante
Algún tiempo. Los empleados también necesitan presupuestos suficientemente grandes como para adquirir la información y el equipo necesarios para realizar el trabajo.
4. El estímulo del supervisor. Para que los empleados mantengan un esfuerzo creativo,
Es necesario que sientan que su trabajo le importa a su empleador.
El apoyo de la organización. La organización y el administrador deben apoyar la creatividad. Como el reconocimiento y el otorgamiento de premios económicos a las ideas nuevas que tengan éxito.
6. Fomentar que se corran riesgos. A veces, los empleados no se atreven a presentar sugerencias por temor a que les despidan si sus nuevas ideas fallan al ser implantadas. Por el contrario, si se estimula la actitud de correr riesgos, informando a los empleados que no importa si fracasan, habrá mas personas dispuestas a arriesgarse.
EL ENTRENAMIENTO EN CREATIVIDAD
Lluvia de ideas: Esta técnica es un sistema para resolver problemas que se practica grupalmente. Los miembros de un grupo, de manera espontanea, generan diversas soluciones para un problema sin sentirse limitados ni controlados. Esta técnica produce muchas ideas, pero no es un método para afinar las renuncias. Las personas suelen usarla con objeto de buscar soluciones tentativas para problemas no técnicos.
CUOTAS DE IDEAS Consiste en establecer cuotas para la cantidad de sugerencias de los mismos. Por 10 tanto, ser creativo se convierte en una meta de trabajo concreta. Se pide a los empleados que presenten sugerencias sobre la calidad, el servicio al cliente, el control de producción, la eficiencia en la oficina y la seguridad. Se realizan rifas mensuales para premiar las ideas con dinero en efectivo. También se entregan premios no pecuniarios. Técnicas de autoayuda para mejorar la creatividad.
1. Lleve registro de sus ideas originales, pocas personas tienen la mente tan despejada como para recordar
Sus destellos súbitos de comprensión en el momento en que los necesitan.
2.- Manténgase actualizado en su área. Tener datos actuales a mano le proporcionara La materia prima necesaria para vincular la información de manera creativa
3. Escuche a otras personas como medio para reunir ideas creativas que podrá usar. Las personas creativas rara vez suponen que tienen todas las respuestas
4.- Aprenda a pensar con los cinco sentidos o combinaciones de los mismos, le ayudara a aumentar sus percepciones.
5.- Mejore su sentido del humor, inclusive su capacidad para reírse de sus propios errores. El sentido del humor ayuda a reducir la presión y las tensiones, y será mas creativo cuando este relajado.
6. Adopte una actitud dispuesta a correr riesgos cuando trate de encontrar soluciones creativas. No puede dejar de fracasar unas cuantas veces.
7. Desarrolle una disposición mental creativa: permita que su lado tonto salga a la luz. La creatividad requiere cierto grado de inmadurez intelectual y de disposición a jugar. Muchas personas creativas son bromistas consumadas.
8. Identifique los momentos en los que usted es más creativo y trate de realizar la mayor parte de su trabajo creativo durante ese lapso. La mayoria de las personas están en la cumbre de su productividad creativa después de un buen descanso, así que procure trabajar en sus problemas más complejos al principio de su jomada laboral.
9. Sea curioso sobre el entorno. Es muy probable que la persona que siempre se pregunta como funcionan las cosas (por que no funcionan) tenga alguna idea para mejorarlas.
10. Cuando sienta que su creatividad esta bloqueada, aléjese del problema y dedíquese, durante un lapso breve 0 incluso un día entero, a una tarea que requiera menor esfuerzo mental. En ocasiones, al hacer algo muy diferente, su perspectiva se aclarara y una altenativa creativa irrumpirá en su cabeza cuando retome el problema.
SOLUCIÓN DE PROBLEMAS Y TOMA DE DESICIONES EN GRUPO.
Las decisiones en grupo surgen cuando varias personas contribuyen a elaborar una decisión final.
Ventajas y desventajas de la toma de decisiones en grupo La toma de decisiones en grupo ofrece diversas ventajas en comparación con la misma Actividad realizada de forma individual.
La toma de decisiones en grupo también tiene algunas desventajas notables. Este enfoque de grupo toma mucho tiempo y produce compromisos que, en realidad, no resuelven el problema. Un individuo inteligente podría tener la mejor solución para un problema y se ahorraría tiempo si dependiese solo de su decisión.
BIBLIOGRAFIA: DuBrin, A. J. (2000). Fundamentos de Administración. Soluciones empresariales. México: Thompson.
